Vanaf 25 mei 2018 zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing worden. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus ook gymnastiekclubs zoals G.V. Elistha, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens. Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden en vrijwilligers.

Volledigheidshalve verwijzen we hiervoor ook naar het privacy Reglement van G.V. Elistha, te vinden op onze site onder het hoofdstuk Privacy.

Naast het registeren van persoonsgegevens worden er veel foto’s en video’s gemaakt in sportzalen. Foto’s die door G.V. Elistha worden gemaakt, worden uitsluitend gebruikt voor het plaatsen van teamfoto’s op onze website om te laten zien in welk team desporter is ingedeeld.

Soms worden foto’s en films gemaakt van evenementen die bij G.V. Elistha plaats vinden. Deze kunnen ook worden gepubliceerd via de website, sociale media of andere media.

Wij gaan nu ook al op een zo zorgvuldig mogelijke manier om met het verwerken van persoonsgegevens en met het plaatsen van foto’s en video’s, maar willen uiteraard voldoen aan de eisen die gesteld worden aan de AVG en gaan een stappenplan volgen om dit te bereiken.

Ondanks de zorgvuldigheid die wij betrachten in het omgaan met publicatie van foto’s en video’s, vinden wij het belangrijk om aan ieder individueel lid toestemming te vragen voor de plaatsing ervan.

Hoe willen wij dit bereiken?

Op het aanmeldformulier kan (de ouder van) ieder nieuw lid aangeven of hij / zij al dan niet akkoord gaat met de mogelijke plaatsing van foto’s / video’s van hem / haar.

  • Jeugdleden (tot 16 jaar)

Voor deze categorie leden hebben we toestemming van de ouders / verzorgers nodig voor plaatsing. Ouders krijgen binnenkort een schrijven waarin nog eens duidelijk uiteengezet wordt wat deze toestemming inhoudt. Zij worden verzocht bij de team manager van het team waar hun kind in speelt aan te geven of zij al dan niet akkoord gaan met plaatsing.

  • Jeugdleden (vanaf 16 jaar), seniorenleden en vrijwilligers

Voor deze categorie hebben we geen toestemming nodig van de ouders / verzorgers, maar idealiter wel van de leden / vrijwilligers zelf. Via mail gaan zij de vraag krijgen of ze bezwaar hebben tegen plaatsing. Blijft een reactie uit, dan gaan wij ervan uit dat dit een akkoord betekent.

Wat doen wij met deze informatie?

In Digimembers (ons administratie systeem) maken wij een notitie bij leden en vrijwilligers die niet akkoord gaan. Dit maken wij ook kenbaar bij de trainers van de leden. Iedere maand opnieuw om het ‘risico’ van plaatsing tegen hun wil in zo klein mogelijk te maken.

Uiteraard zal G.V. Elistha maximale inspanning leveren om in zijn algemeenheid geen foto’s te plaatsen waardoor leden schade kunnen ondervinden. Daarnaast kunnen leden / vrijwilligers hun akkoord te allen tijde intrekken en zullen we op hun verzoek foto’s en video’s per direct verwijderen van de website, sociale media en andere media.

Met betrekking tot het voldoen aan de AVG regels op het gebied van gegevensverwerking, kunnen wij u melden dat wij u op de hoogte houden van de ontwikkeling hiervan.


Bestuur G.V. Elistha

17 mei 2018